Contoh rangka kerja bagi program ‘mewujudkan komuniti pintar digital di Malaysia’

Rangka kerja ini dibangunkan berdasarkan enam prinsip strategi komunikasi iaitu:

1. Boleh diakses;
2. Boleh dilaksanakan;
3. Berkredibiliti dan dipercayai;
4. Relevan;
5. Menepati masa; dan
6. Difahami.

Bahagian ini menggariskan bagaimana merancang dan mengurus proses komunikasi yang berkesan. Ia menyediakan lapan soalan untuk dijawab apabila menilai dan belajar daripada strategi komunikasi dan pengurusan

Mengurus proses komunikasi

Bagaimana merancang kualiti yang boleh digunakan?

Bagi memperoleh kesan, komunikasi memerlukan strategi dan kualiti yang tinggi. Sementara produk atau perkhidmatan berkualiti rendah masih mampu mencapai sesetengah kesan positif.

Bagaimanapun, jika ia relevan dan isunya masih baharu, ia berpotensi memberi risiko jangka panjang terhadap reputasi dan kredibiliti.

Demikian juga, jika anda membuat banyak komunikasi berkualiti tinggi, tetapi tidak menepati siapa khalayak sasaran, bagaimana anda akan mencapai kejayaan atau boleh mencapai mereka. Pastinya membuang masa dan tenaga.

Objektif komunikasi strategik adalah memastikan komunikasi organisasi lebih berpengaruh dengan berjaya mempengaruhi cara khalayak berfikir, supaya tingkah laku mereka lebih sesuai dengan objektif organisasi.

Adalah penting untuk diketahui bahawa strategi komunikasi bertujuan mempengaruhi bukan sahaja sikap penonton, tetapi juga tingkah laku mereka.

Strategi komunikasi bukan untuk menggoda khalayak sasaran, kerana menggoda tidak selalu menyebabkan mereka mengambil tindakan.

Oleh itu, untuk memastikan tugas komunikasi anda adalah strategik dan apa yang diberikan adalah berkualiti tinggi, anda perlu membangunkan pelan komunikasi.

Pelan komunikasi

Ia tidak perlu rumit atau panjang, tetapi perlu mempunyai perkara berikut:

Bagi projek dan program yang besar, anda perlu mempunyai strategi komunikasi yang lebih canggih. Bagaimanapun ia tetap mengikut bentuk yang sama seperti di atas, tetapi lebih terperinci.

Apabila anda telah mempunyai rancangan, anda perlu memastikan sistem dan proses telah disediakan untuk menyampaikannya. Sekali lagi, ini tidak perlu menjadi sesuatu yang kompleks.

Organisasi mungkin sudah mempunyai sistem untuk mengurus penyampaian projek (seperti rancangan projek, carta, mesyuarat rutin, dan laporan). Hanya memastikan bahawa aktiviti komunikasi dan produk jelas dikenal pasti.

Lapan soalan

Terdapat lima persoalan utama yang perlu ditangani apabila melihat kepada strategi, apa yang telah dilakukan dan apa yang dipelajari.

Selain itu, terdapat tiga persoalan utama perlu ditangani apabila melihat kepada pengurusan, apa yang telah dilakukan dan apa yang dipelajari.

Produk atau perkhidmatan

Apa yang dimaksudkan dengan produk?

Di sini produk diistilahkan sebagai produk komunikasi yang ketara, aktiviti dan perkhidmatan. Ini termasuk, penerbitan, acara (mesyuarat, bengkel, interpersonal), artikel, laman web dan lain-lain platform digital, infografik, media, media sosial, pembentangan, video, gambar dan lain-lain lagi.

Bab ini akan membantu anda mengukur kejayaan produk. Terdapat tiga kunci utama yang perlu dipertimbangkan iaitu:

• Pencapaian;
• Kualiti dan kebolehgunaan; dan
• Pengambilan dan penggunaan.

Bagi setiap ukuran, kami sediakan definiasi, contoh untuk memperoleh data, soalan utama dan petunjuk.

Mengukur pencapaian produk

Produk direka untuk sampai kepada khalayak sasaran. Mengukur pencapaian adalah tahap yang paling asas dalam komunikasi dan amat berguna apabila memikirkan pengedaran dan jangkauan komunikasi.

Sebagai contoh, adakah produk anda mencapai khalayak yang luas? Bagaimanapun, terdapat batasan untuk melihat jangkauan. Sebagai contoh, anda tidak semestinya tahu jika penonton telah dipengaruhi oleh laporan-laporan anda, atau adakah mereka membacanya.

Ia boleh menjadi sukar untuk meminimumkan batasan-batasan ini, tetapi penting untuk menyedarinya dan menyerlahkannya kepada mereka yang menggunakan data.

Contoh untuk apa maklumat ini:

• Untuk menjejaki capaian keseluruhan produk atau perkhidmatan (contoh: jumlah pageview, jumlah muat turun atau pembabitan media sosial);
• Untuk mengukur populariti produk atau perkhidmatan yang berbeza (contoh: Produk atau perkhidmatan mana yang dimuat turun paling banyak, atau laman web mana yang mempunyai purata masa lama diakses);
• Untuk memantau pengunjung laman web berdasarkan, jantina atau umur mereka;
• Untuk menunjukkan minat pihak luar dalam kempen, atau skala jangkauan;
• Untuk menyediakan penanda aras dalaman; dan
• Untuk memahami jenis produk atau perkhidmatan yang menjadi pilihan khalayak;

Soalan utama untuk ditanya:

• Adakah kita berjaya mencapai khalayak sasaran?;
• Sejauh mana jangkauan produk atau perkhidmatan?;
• Adakah khalayak kita semakin meningkat?;
• Di mana mereka berada?;
• Bagaimana penerimaan mereka terhadap produk atau perkhidmatan?; dan
• Adakah produk atau perkhidmatan itu dikongsi oleh khalayak dan disebarkan dengan apa sahaja cara?

Contoh bagaimana untuk mendapatkan data:

• Laman web Google Analytic;
• Media: Bernama, Meltwater, Cision;
• Media sosial: Twitter analytics, Facebook analytics, Hashtracking;
• Video: YouTube analytics.

Mengoptimumkan enjin carian

Ia juga penting untuk mengoptimumkan enjin carian (SEO). Carian Google boleh menjana trafik laman web yang tinggi.

Oleh itu, melakukan SEO di Google mungkin cara yang paling berkesan untuk meningkatkan jangkauan laman web dan media sosial anda.

Kualiti

Untuk tujuan panduan ini, kualiti boleh didefinisikan sebagai standard kerja teknikal, kandungan dan pembentangan. Ini berkait rapat dengan kegunaan dan penerimaan khalayak (seperti yang akan dibincangkan di bahagian seterusnya).

Sebagai sebahagian daripada strategi atau pelan komunikasi anda, anda perlu menilai kualiti produk secara rutin. Walaupun untuk projek kecil, pasukan harus menilai sama ada produk, termasuk laporan, ringkasan, video, persembahan, melakukan yang berikut:

Berguna

Panduan ini menggariskan beberapa cara yang berguna untuk cubaan memperoleh data daripada khalayak dan dalam projek atau pasukan anda. Kegunaan juga boleh dilihat sebagai jenis ‘hasil awal’. Contoh:

Untuk apa maklumat ini:

• Untuk menjejak pengguna berkualiti atau yang puas terhadap produk; dan
• Untuk memahami apakah jenis tugas yang perlu kepada khalayak berbeza secara lebih mendalam.

Soalan utama untuk ditanya:

• Apakah tugas teknikal itu berkualiti tinggi.

Soalan susulan untuk ditanya:

• Adakah perkhidmatan anda mempunyai objektif strategik yang jelas dan dirancang untuk memastikan kualiti?;
• Adakah ianya mendapat maklum balas khalayak?; dan
• Adakah mereka melihat ianya sebagai dipercayai, bereputasi, berwibawa, dan boleh dipercayai?

Bagaimana mendapatkan data:

• Maklum balas daripada borang atau kaji selidik;
• E-mel;
• Carian Google; dan
• Maklum balas dalaman.

Kesimpulan

Revolusi teknologi maklumat telah memberi kesan besar kepada komunikasi di dunia kontemporari.

Ia telah mempelbagaikan sumber yang ada, terutama dengan kemunculan Internet, komputer dan telefon mudah alih, sekali gus memperluas akses kepada teknologi itu, sehingga meningkatkan jumlah maklumat dengan ketara.

Revolusi teknologi juga telah merumitkan lagi tugas mempengaruhi cara pemikiran khalayak.

Oleh itu, kecepatan komunikasi adalah prasyarat untuk menawarkan penafsiran sesuatu program atau kempen, sebelum khalayak membentuk cara pemikiran mereka terhadap objektif program itu. Begitu juga, memastikan kesesuaian antara mesej adalah kunci untuk mengikat cara khalayak berfikir.

Komunikasi telah menjadi pemacu kejayaan yang semakin penting bagi semua organisasi, tidak kira sektor awam atau perniagaan dalam dunia hipermodern atau permodenan yang ekstrem sekarang ini.

Dari sudut politik, organisasi dan pemimpin, mereka harus berdepan satu landskap politik dan persekitaran media yang pelbagai. Digitalisasi dan keperluan komunikasi baharu memaksa pegawai dan kakitangan komunikasi untuk mencipta semula diri mereka.

Bagaimanapun, dalam apa sahaja tujuannya, satu objektif tetap sama – komunikasi korporat harus mencipta nilai perniagaan atau perkhidmatan dengan memberikan matlamat strategik keseluruhan organisasi.

Persoalan mendesak bagaimana komunikasi menyumbang kepada kejayaan korporat jarang ditanya dan tidak pernah dijawab dengan sepenuhnya.

Semua petunjuk, cadangan dan langkah yang dinyatakan di atas boleh membantu pegawai komunikasi menyusun strategi yang diperlukan. Namun, kempen komunikasi multidimensi bagi menyokong matlamat, visi, misi dan fungsi kementerian perlu diperluaskan.

Perubahan strategi dari semasa ke semasa boleh dilakukan, namun penilaian adalah penting untuk menentukan sama ada strategi itu adalah yang terbaik atau tidak.

Siri AKHIR Komuniksi Strategik ini akan membincangkan megenai tindakan kecemasan dan akan disiarkan esok, 22 Oktober 2023.

Penulis terlibat dalam dunia penulisan untuk media cetak dan digital sejak 1993. Bermula sebagai wartawan sehingga ketua pengarang media digital. Daripada penggunaan mesin taip pada tahun 1990-an hingga kini – komputer riba.

SIRI 1
SIRI 2
SIRI 3
SIRI 4
SIRI 5
SIRI 6
SIRI 7
SIRI 8
SIRI 9
SIRI 10
SIRI 11
SIRI 12
SIRI 13
SIRI 14
SIRI 15
SIRI 16