Contoh rangka kerja bagi program ‘mewujudkan komuniti pintar digital di Malaysia’

Rangka kerja ini dibangunkan berdasarkan enam prinsip strategi komunikasi iaitu:

1. Boleh diakses;
2. Boleh dilaksanakan;
3. Berkredibiliti dan dipercayai;
4. Relevan;
5. Menepati masa; dan
6. Difahami.

BOLEH DIAKSES

Khalayak kementerian bergantung kepada keupayaan mereka untuk mengakses pelbagai maklumat untuk menjadi komuniti pintar.

Oleh itu, pegawai Unit Komunikasi Korporat (UKK)/pengurus/pegawai perhubungan awam dan komunikasi perlu mengenal pasti semua saluran media yang tersedia, dan memetakan jumlah kapasiti khalayak yang boleh dijangkau.

Menggunakan kepelbagaian saluran yang betul membantu memperkasakan khalayak dengan maklumat yang mereka perlukan untuk membuat keputusan yang tepat.

Merancang soalan untuk memastikan komunikasi boleh diakses

Pegawai boleh memulakan proses perancangan dengan mempertimbangkan bagaimana khalayak utama menerima maklumat mengenai teknologi digital dan dengan siapa mereka mendapatkan nasihat serta panduan. Soalan-soalan berikut perlu ditangani:

• Apakah saluran yang khalayak akses?
• Apakah saluran yang khalayak kehendaki untuk menerima maklumat?;
• Adakah laman web kementerian gagal menjangkau khalayak?;
• Apakah saluran yang mendorong komunikasi dua hala antara kementerian dan khalayak?;
• Apakah sekumpulan saluran terbaik yang membantu objektif komunikasi untuk projek itu? Contohnya: Jika membangunkan kesedaran digital adalah matlamat, apakah saluran terbaik untuk mendedahkan maklumat dan memastikan mesej itu sampai kepada khalayak? Jika matlamatnya untuk mengubah tingkah laku, saluran apa yang memberi peluang kepada khalayak untuk melihat orang lain yang telah berjaya dan boleh menjadi model?; dan
• Apakah sumber yang diperlukan untuk membangunkan produk? Sebagai contoh, pengumuman menerusi RTM mungkin memberikan jangkauan paling besar.

Latar Belakang

Pengenalpastian dan penetapan saluran komunikasi yang berkesan akan memastikan mesej kementerian disebarkan melalui pelbagai saluran, supaya penonton menerima maklumat, nasihat dan bimbingan beberapa kali daripada pelbagai sumber.

Perlu diingat bahawa strategi menyampaikan mesej berulang kali itu (mungkin sehingga lebih daripada 14 kali) mampu diserap oleh fikiran khalayak.

Pegawai mesti menyedari bahawa kecenderungan saluran berada dalam tiga kategori utama iaitu:

Media massa. Saluran ini mempunyai jangkauan luas. Ia termasuk televisyen, radio, akhbar, majalah, iklan luar dan dalaman, e-mel dan laman web. Menggunakan saluran ini mungkin secara percuma, kecuali pengiklanan di portal berita atau media cetak;

Organisasi dan persatuan penduduk. Saluran ini akan sampai kepada kumpulan sasaran, contohnya seperti sebuah kampung. Saluran ini, termasuk media persatuan dan organisasi atau program bicara radio tempatan, risalah pertubuhan, aktiviti masyarakat, termasuk mesyuarat persatuan ibu bapa sekolah, serta jawatankuasa rumah ibadat; dan

Hubungan perseorangan atau interpersonal. Orang ramai yang memerlukan nasihat atau berkongsi maklumat mengenai teknologi digital biasanya membabitkan kalangan keluarga, rakan, dan penyedia perkhidmatan.

Faktor yang perlu dipertimbangkan apabila mengutamakan saluran komunikasi, termasuk jangkauan mereka (bilangan orang yang akan mendengar, melihat, atau membaca mesej), dan bagaimana saluran itu menyokong keupayaan penonton untuk mengingati mesej dan kesan (sama ada mesej itu terlaksana melalui tindakan).

Pendedahan kepada mesej dan maklumat yang diulang adalah kunci yang akan membolehkan khalayak mengingatinya, sekali gus meningkatkan kemungkinan bahawa mereka akan bertindak.

Sebagai contoh, pembuat dasar kerajaan mungkin dipengaruhi oleh pelbagai laporan media mengenai keperluan untuk kempen teknologi digital, tetapi poster kepada komuniti boleh menjadi lebih berkesan dengan menawarkan kemudahan pusat operasi digital kepada mereka.

Komponen prinsip di bawah membincangkan bagaimana pegawai boleh mendapat maklumat, nasihat dan panduan:

• Mengenal pasti saluran terbaik untuk menyebarkan maklumat bagi mencapai objektif komunikasi (contohnya memastikan pembuat dasar bertindak, bukan sekadar bercakap menimbulkan kesedaran);
• Memastikan terdapat platform yang sesuai untuk menyokong mereka yang mencari maklumat berkaitan teknologi digital; dan
• Melihat keperluan komunikasi mereka yang kurang upaya.

Mengenal pasti saluran yang berkesan

Pegawai memerlukan saluran yang boleh dipercayai untuk mencapai khalayak, menyebarkan maklumat dan mengedarkan bahan.

Untuk mengenal pasti laluan maklumat ini adalah yang terbaik, pegawai berkaitan perlu menganalisis akses khalayak ke saluran yang berbeza dan keutamaannya.

Apabila membangunkan strategi komunikasi, pegawai kementerian mesti mempertimbangkan jangkauan dan pengaruh saluran berkenaan.

Contohnya:

• Saluran media massa, seperti radio, papan iklan masyarakat, dan poster pada pengangkutan awam, mempunyai jangkauan luas dan dapat meningkatkan kesedaran mengenai kempen kerajaan dan kementerian;

• Keberkesanan saluran media massa boleh berbeza-beza bergantung kepada khalayak sasaran dan kehadiran media berkenaan di dalam komuniti mereka;

• Radio tempatan boleh menjadi saluran baik untuk menyebarkan maklumat; dan

• Hubungan perseorangan atau interpersonal amat penting apabila kita cuba mempengaruhi sikap dan menggalakkan tingkah laku yang lebih luas.

Unit komunikasi boleh menggunakan pejabat di negeri bagi mencapai khalayak sasaran.

Pejabat peringkat negeri dan daerah mempunyai saluran komunikasi sendiri dan sesetengahnya bertindih dengan saluran jangkauan yang dikendalikan ibu pejabat.

Saluran yang digunakan oleh ibu pejabat mempunyai kelebihan dan menjangkau khalayak secara geografi, serta lebih mampu membawa maklumat khusus kepada perhatian khalayak.

Tetapi saluran-saluran tempatan lebih berkesan dalam menyebarkan maklumat, nasihat dan bimbingan kerana mereka lebih dekat dengan khalayak sasaran.

Kakitangan UKK digalakkan untuk menyesuaikan mesej konsisten untuk khalayak berbeza dan mengedarkannya melalui pelbagai peringkat, bagi memastikan penyebaran maklumat yang lebih luas dan boleh dilakukan di lokasi serta pada tahap berbeza.

Penggunaan saluran komunikasi kementerian/jabatan lain

Orang ramai lebih cenderung untuk mendengar mengenai rancangan kementerian mewujudkan komuniti pintar digital jika sumber yang biasa atau tempatan memberikan maklumat.

Untuk meningkatkan penyebaran maklumat, nasihat dan bimbingan kementerian, maka pegawai UKK boleh menyelaraskan penyampaian maklumat itu dengan organisasi dan agensi lain.

Kerjasama dengan mereka yang berkongsi objektif komunikasi sangat penting apabila mereka mempunyai hubungan kepercayaan di kalangan khalayak.

Pastikan maklumat terdapat dalam laman web

Laman web kementerian menyediakan ‘perpustakaan’ dan arkib mengenai maklumat berkaitan sesuatu program. Namun, jika laman web itu menjadi saluran komunikasi yang pasif, khalayak tidak akan tertarik kepadanya.

Oleh itu, UKK perlu mengembangkan strategi untuk menarik orang ramai melawat laman web kementerian, mengekalkan perhatian mereka dan memastikan maklumat mudah dicari.

Letak maklumat secara konsisten

Susun atur kandungan laman web juga memainkan peranan bagi memudahkan khalayak mudah mencari maklumat.

Untuk memastikan khalayak yang melawat laman web kementerian menemui apa yang mereka cari dengan mudah, UKK perlu melaksanakan langkah ini:

Mewujudkan hierarki dan tahap penting untuk kandungan laman web;

• Maklumat kritikal, harus diletakkan di bahagian atas halaman. Maklumat terperinci hendaklah diletakkan di bahagian bawah halaman atau hiperpautan (hyperlinked – rujukan kepada data yang mana pembaca dapat mengikutinya dengan mengklik atau mengetik);
• Menunjukkan kedudukan yang sangat jelas berkenaan maklumat yang paling banyak digunakan oleh khalayak sasaran. Sebagai contoh, laman web kementerian yang mempunyai laman khas untuk wartawan mencari kandungan menarik;
• Mengetengahkan maklumat yang mudah difahami terhadap sesuatu topik yang menjadi keutamaan;
• Menyenarai fakta untuk membantu pengguna dengan cepat memahami asas-asas teknologi digital; dan
• Menyediakan pautan bagi membantu pengguna mencari dan mendapatkan lebih banyak maklumat lengkap.

Perhatikan bagaimana khalayak menggunakan laman web

Kandungan visual di laman web mampu menarik dan mengekalkan perhatian pengguna serta mendorong mereka untuk mengklik maklumat tambahan.

UKK boleh menggunakan elemen visual untuk memastikan kandungan utama diserlahkan.

• Halaman utama adalah pintu masuk ke laman web dan bahagian utama kandungan. Halaman ini mesti mengandungi teks, imej dan susun atur yang mengheret pengunjung ke topik dan bahan seterusnya;
• Maklumat infografik di halaman utama dan halaman kedua menyediakan pengenalan yang cepat dan mudah difahami kepada topik yang rumit. Pengguna akan melihat imej terlebih dahulu sebelum membaca tajuk utama. Gambar-gambar yang menarik, memberi motivasi kepada pengguna untuk mendapatkan lebih banyak maklumat.
• Cerita dengan gambar human interest berorientasikan tindakan yang dikaitkan dengan kementerian juga mampu menarik perhatian khalayak; dan
• Gabungan 10 fakta dengan 10 gambar akan meningkatkan kesedaran khalayak mengenai topik yang dibincangkan dan menjemput lebih ramai khalayak untuk mengetahuinya secara lebih lanjut.

Prinsip kedua BOLEH DILAKSANA akan diulas dalam SIRI 11 pada Sabtu minggu hadapan 30 September 2023.

Penulis terlibat dalam dunia penulisan untuk media cetak dan digital sejak 1993. Bermula sebagai wartawan sehingga ketua pengarang media digital. Daripada penggunaan mesin taip pada tahun 1990-an hingga kini – komputer riba.

SIRI 1
SIRI 2
SIRI 3
SIRI 4
SIRI 5
SIRI 6
SIRI 7
SIRI 8
SIRI 9