Contoh rangka kerja bagi program ‘mewujudkan komuniti pintar digital di Malaysia’

Rangka kerja ini dibangunkan berdasarkan enam prinsip strategi komunikasi iaitu:

1. Boleh diakses;
2. Boleh dilaksanakan;
3. Berkredibiliti dan dipercayai;
4. Relevan;
5. Menepati masa; dan
6. Difahami.

BERKREDIBILITI DAN DIPERCAYAI

Reputasi kementerian atau organisasi adalah faktor utama untuk – sama ada khalayak akan mengambil bahagian terhadap nasihat dan bimbingan, atau tidak. Lebih banyak kumpulan sasaran mempercayai kementerian, lebih bagus untuk tindakan selanjutnya.

Pegawai komunikasi mesti menggunakan pelbagai peluang untuk meningkatkan kepercayaan khalayak, supaya maklumat dan aktiviti akan mendapat perhatian.

‘Percaya’ dan ‘berkredibiliti’ adalah dua istilah yang bersinonim dan digunakan secara bergilir-gilir dalam rangka kerja.

Merancang soalan untuk memastikan komunikasi dipercayai

Pegawai komunikasi mesti mempertimbangkan soalan-soalan perancangan ini untuk membantu menentukan cara berkomunikasi dengan tujuan membina dan mengekalkan kredibiliti.

• Apakah peranan organisasi sebagai agensi dalam rancangan mewujudkan komuniti pintar digital?;
• Apa yang organisasi tahu mengenai teknologi digital dan apakah persoalan yang masih perlu dijawab?;
• Bagaimana populasi masyarakat petani, penternak dan nelayan membantu organisasi menjayakan program ini?;
• Apakah agensi lain yang mendapat kepercayaan khalayak untuk menjayakan program ini?;
• Adakah rakan kongsi strategik mempunyai matlamat yang selari dengan organisasi?;
• Siapakan jurucakap terbaik organisasi dalam melaksanakan program ini?; dan
• Adakah apa-apa isu yang boleh menjejaskan reputasi organisasi apabila melaksanakan program ini?

Latar Belakang

Komponen dalam prinsip ini memfokuskan kepada strategi untuk memperkukuh kepercayaan awal terhadap organisasi dengan:

• Kecekapan – Organisasi mempunyai kemudahan teknikal dalam program ini dan maklumatnya juga adalah tepat serta konsisten;
• Keterbukaan dan kejujuran – Organisasi adalah telus dalam kerjanya dan jujur mengenai program, rancangan dan projek di bawah ruang lingkupnya;
• Kebolehpercayaan – Organisasi akan melaksanakan apa yang dikatakan; dan
• Komitmen dan mengambil berat – Organisasi komited dengan misinya dan mengambil berat isu kumpulan sasaran.

Memenuhi keperluan teknikal

Pegawai komunikasi dan unit teknikal mengikut prosedur ditetapkan untuk memastikan ketepatan dan kesesuaian maklumat organisasi.

• Unit teknikal akan mengesahkan semua maklumat mengenai produk digital yang dibangunkan untuk khalayak;
• Bahagian undang-undang akan memastikan produk digital tidak melanggar peraturan;
• Panduan organisasi hendaklah dijadikan teras undang-undang dalam melaksanakan projek; dan
• Mematuhi cara penyampaian maklumat.

Pastikan fakta sentiasa dikemas kini

Lembaran fakta menentukan isu dan profil isu. Apabila program disiarkan dalam media, lembaran fakta juga dimasukkan dalam laman web kementerian. Lembaran fakta ini (boleh juga dalam bentuk flipbook) akan menjadi panduan kepada kumpulan sasaran mendapatkan maklumat tepat. Mereka boleh:

• Mengenal pasti risiko;
• Memahami secara keseluruhan program yang dirancang;
• Mempelajari bagaimana mereka boleh meningkatkan pengetahuan;
• Mengenal pasti halangan dan berusaha memecahkannya; dan
• Mendapat maklumat dari semasa ke semasa mengenai teknologi digital.

Mengawal dan mengekalkan versi

Rekod dan cara mesej serta maklumat yang disampaikan organisasi hendaklah mengikut saluran. Pegawai komunikasi perlu:

• Mengekalkan maklumat supaya konsisten;
• Mengurus dan mengemas kini kandungan dalam laman web; dan
• Mengurus terjemahan dalam laman web.

Telus

Untuk membina kepercayaan, pegawai komunikasi mesti telus mengenai bagaimana organisasi menganalisis data dan bagaimana cadangan dan dasar dibuat. Pegawai komunikasi juga mesti mempunyai pengetahuan bagaimana untuk membuat cadangan dan dasar.

Pegawai komunikasi mesti dengan cepat dan secara terbuka melaporkan proses dan kesimpulan mengenai:

• Garis panduan mesyuarat pelaksanaan;
• Mesyuarat antara jabatan bagi membincangkan pelaksanaan program; dan
• Bekerjasama sebagai satu pasukan.

Ketelusan dalam semua komunikasi adalah penting untuk memastikan kredibiliti dan kepercayaan maklumat, nasihat dan panduan disediakan organisasi.

Memastikan maklumat segera diperoleh

Bagi menjayakan semua rancangan, penting bagi organisasi menyediakan maklumat yang tepat dan mudah diakses oleh orang awam dan media.

Pegawai komunikasi mesti cepat memaklumkan kepada awam dan media mengenai maklumat terbaharu, dalam usaha mengekalkan keyakinan khalayak kepada organisasi.

Dalam komunikasi, jika kita terlambat, khalayak sasaran akan membuat keputusan bahawa organisasi tidak tahu apa-apa atau menyembunyikan maklumat.

Pegawai komunikasi mesti bergerak di ibu pejabat, pejabat wilayah dan negeri dengan pantas bagi mendapatkan maklumat dan menyampaikan mesej organisasi.

Laman web organisasi mesti menyediakan sumber maklumat berpusat mengenai:

• Kenyataan dan nota untuk media;
• Kandungan laman web;
• Transkrip mengenai taklimat media;
• Soalan dan jawapan dalam talian;
• Fail dan lembaran fakta; dan
• Peta jabatan serta agensi di negeri.

Bercakap sebagai satu pasukan

Mesej yang konsisten, penyelarasan di kalangan jabatan dan bahagian, serta komunikasi yang baik secara dalaman, adalah bahagian komunikasi yang efektif.

Mempromosi mesej organisasi dalam semua saluran akan membina kredibiliti dan kepercayaan. Pegawai komunikasi organisasi digalakkan untuk berkongsi kandungan teknikal; mesej, naratif dan jawapan media, dengan semua peringkat organisasi.

Pegawai komunikasi yang berpengalaman akan sentiasa memastikan maklumat konsisten, mengelak konflik dan menyelaras semua peringkat komunikasi jabatan dan bahagian.

Kongsi mesej teras dalam semua program dan peringkat

Berkongsi mesej teras di kalangan organisasi dan jabatan meningkatkan persepsi ‘satu pasukan’, menggalakkan konsistensi, dan memperkukuhkan reputasi organisasi.

Pegawai komunikasi perlu menyebarkan mesej utama mengenai menjadikan masyarakat pintar digital, di antara organisasi dan jabatan. Amalan ini digalakkan untuk semua isu utama.

Mesyuarat komunikasi jabatan

Setiap 12 bulan, pegawai komunikasi semua organisasi dan jabatan perlu mengadakan mesyuarat / persidangan / latihan. Pertemuan ini menyediakan peluang yang kritikal dan biasanya untuk mendapatkan pandangan yang lebih sempurna untuk membangunkan strategi komuniksi.

Menyedia dan menyokong jurucakap organisasi

Pegawai komunikasi memastikan jurucakap organisasi diberikan semua maklumat apabila bercakap kepada media atau persidangan. Mereka boleh menyediakan sokongan perkhidmatan dengan:

• Fakta untuk bercakap, yang merupakan kenyataan singkat yang ditulis dalam gaya bercakap. Mereka boleh membantu jurucakap menyampaikan mesej dan fakta utama;
• Latihan media untuk menyediakan panduan dan peluang berlatih untuk temu bual dalam semua saluran dan platform media, termasuk televisyen, radio, skype atau media sosial;
• Latar belakang wartawan dan media – membantu jurucakap membuat persediaan ketika temu bual. Sebelum temu bual, jurucakap perlu tahu fokus dan tujuan temu bual dan kemungkinan ada isu yang releven dengan matlamat temu bual; dan
• Jurucakap digalakkan untuk menggunakan mana-mana pegawai komunikasi jabatan bagi membantu mereka mengikut peraturan.

Prinsip strategi komunikasi yang RELEVAN akan diulas minggu hadapan Sabtu (7 Oktober 2023).

Penulis terlibat dalam dunia penulisan untuk media cetak dan digital sejak 1993. Bermula sebagai wartawan sehingga ketua pengarang media digital. Daripada penggunaan mesin taip pada tahun 1990-an hingga kini – komputer riba.

SIRI 1
SIRI 2
SIRI 3
SIRI 4
SIRI 5
SIRI 6
SIRI 7
SIRI 8
SIRI 9
SIRI 10
SIRI 11