Contoh rangka kerja bagi program ‘mewujudkan komuniti pintar digital di Malaysia’

Rangka kerja ini dibangunkan berdasarkan enam prinsip strategi komunikasi iaitu:

1. Boleh diakses;
2. Boleh dilaksanakan;
3. Berkredibiliti dan dipercayai;
4. Relevan;
5. Menepati masa; dan
6. Difahami.

Prinsip strategi komunikasi yang RELEVAN.

Untuk menjadi relevan, komunikasi mesti membantu penonton melihat kepada maklumat teknologi digital, nasihat atau bimbingan yang sesuai dengannya, keluarga mereka, atau orang lain di bawah tanggungan mereka.

Merancang soalan bagi memastikan komunikasi adalah relevan

Untuk membantu memastikan komunikasi kementerian mengenai isu teknologi digital dilihat sebagai relevan kepada khalayak, pegawai komunikasi harus mempertimbangkan soalan-soalan ini dalam fasa perancangan:

• Adakah ciri-ciri sosio demografi khalayak (seperti umur, pendidikan, lokasi geografi) boleh memaklumkan mesej rancangan dan penyebarannya?;
• Jika organisasi berkongsi maklumat mengenai teknologi digital, adakah khalayak atau individu mengetahui mereka berdepan apa-apa risiko?;
• Apakah persepsi itu sesuai dengan tahap risiko yang sebenarnya? Beberapa individu mungkin akan berasa bimbang?;
• Apakah khalayak memiliki pengalaman mengenai teknologi digital sebelum ini, atau risiko atau topik yang sama, yang dapat dirujuk untuk mengembangkan program ini supaya lebih relevan?
• Adakah khalayak berasa ada langkah selanjutnya jika menyertai program berkenaan; dan
• Apa yang khalayak dengar mengenai program menjadikan mereka komuniti pintar digital?

Latar belakang

Pegawai komunikasi dapat meningkatkan rasa relevan dengan program teknologi digital dengan merujuk kepada pengalaman peribadi khalayak atau menjelaskan bagaimana program itu dapat mempengaruhi keluarga, teman atau orang lain yang mungkin mereka kenal di kalangan komuniti mereka.

Pegawai komunikasi boleh memulakan proses perancangan dan mempertimbangkan bagaimana untuk mencipta mesej atau maklumat yang relevan dengan mengikut langkah ini:

• Memahami karakter khalayak sasaran untuk merancang mesej dan strategi yang efektif;
• Mencipta mesej dan bahan yang disertakan dengan contoh atau rujukan kepada khalayak sasaran. Sebagai alternatif, contoh dan rujukan boleh dikaitkan dengan entiti yang sama dengan khalayak sasaran;
• Mendengar apa kata khalayak sasaran untuk mengenal pasti bagaimana menangani kebimbangan mereka;
• Menyesuaikan kandungan dan mesej untuk memenuhi keperluan khalayak; dan
• Mencipta mesej berdasarkan kesediaan khalayak untuk mengambil bahagian.

Mengetahui khalayak

Pegawai komunikasi mesti memahami kumpulan khalayak sasaran untuk membangunkan strategi komunikasi yang relevan dengan pembuat dasar.

Untuk mendapatkan maklumat berguna mengenai khalayak sasaran, pegawai komunikasi perlu mengakses profil komuniti atau kaji selidik lain yang berkaitan komuniti.

Memahami sosio demografi dan karakter budaya

Umur, jantina, latar belakang pendidikan, pendapatan, lokasi secara geografi, kepercayan dan struktur awam, semuanya berkaitan dengan bagaimana orang ramai menerima mesej.

Untuk membangunkan mesej yang relevan, pegawai komunikasi mesti belajar bagaimana karakter mempengaruhi khalayak sasaran dan hubungannya dengan komuniti.

Menentukan keutamaan komunikasi

Mesej adalah paling efektif ketika dikaitkan dengan kehendak khalayak sasaran. Pegawai komunikasi harus mempertimbangkan:

• Bagaimana khalayak sasaran mahu menerima mesej atau maklumat;
• Apakah saluran komunikasi yang khalayak sasaran gunakan;
• Apa saluran komunikasi yang dipercayai oleh khalayak sasaran; dan
• Apakah bahan atau teknologi yang dimiliki khalayak sasaran?

Mendengar kata khalayak

Pegawai komunikasi mesti sentiasa peka kepada apa yang diperkatakan oleh khalayak sasaran mengenai isu teknologi digital.

Mendengar membolehkan pegawai komunikasi pandangan luas apa yang difikirkan oleh orang ramai mengenai program masyarakat pintar digital, dan bagaimana mereka akan menyertainya serta bagaimana mereka akan mengamalkannya berdasarkan pemahaman mereka.

Pegawai komunikasi boleh mengetahui tahap pengetahuan khalayak, sikap dan amalan, daripada banyak sumber dan menyediakan strategi.

Belajar daripada mendengar

Pegawai komunikasi boleh mendengar dengan pelbagai cara untuk mendapatkan pandangan mengenai sama ada khalayak mencari maklumat yang relevan, atau tidak. Mendengar dapat mengenal pasti:

• Tahap minat khalayak dalam program menjadi masyarakat pintar digital;
• Persepsi dan sikap khalayak mengenai topik atau risiko dan tindakan bagi menggalakkan perubahan tingkah laku, dasar;
• Kedudukan mereka atau tindak balas tingkah laku terhadap program itu;
• Keprihatinan mereka terhadap menjadi pintar digital;
• Bagaimana media memainkan program masyarakat pintar digital;
• Memfokus sikap dan perbincangan dalam media sosial; dan
• Sebarang liputan atau maklumat yang salah.

Meneliti pendapat awam

Pegawai komunikasi kementerian boleh mengkaji laporan daripada pelbagai sumber yang mempunyai pendapat awam.

• Kementerian mempunyai laman web dan media sosial yang boleh digunakan untuk mendapat pendapat awam yang memaparkan laporan media;
• Jabatan dan agensi peringkat negeri dan daerah juga mempunyai kaedah menyimpan pendapat awam, termasuk memantau media sosial; dan
• Institusi penyelidikan atau media kadang kala turut membuat kajian mengenai teknologi digital. Ini boleh dijadikan latar belakang dalam konteks bagaimana orang awam membuat persepsi.

Mendengar pertanyaan

Bagi mempelajari soalan dan keprihatinan kumpulan sasaran, pegawai komunikasi boleh memeriksa dengan sumber yang digunakan oleh khalayak untuk mendapatkan maklumat. Ini boleh membantu menyediakan maklumat mengenai tahap keprihatinan di kalangan khalayak sasaran.

Pertanyaan daripada khalayak dapat membantu kementerian mengenal pasti jurang memperoleh maklumat, yang kemudian nanti boleh diisi oleh sumber komunikasi kementerian.

Berterusan menyampaikan mesej

Berterusan berkomunikasi menjamin maklumat yang relevan sampai kepada khalayak sasaran secara terus menerus dan berulang. Dengan ini mereka akan dapat mengingati tindakan yang perlu diambil.

Reka bentuk mesej juga boleh mempengaruhi keberkesanan maklumat yang diberi.

Menyesuaikan mesej

Pegawai komunikasi mesti menyesuaikan mesej terhadap khalayak sasaran untuk mencapai matlamat dan nilai dikehendaki. Kaedah berikut boleh diguna untuk menyampaikan mesej secara berterusan:

• Pastikan kandungan relevan kepada khalayak sasaran, yang boleh jadi individu atau komuniti, penyedia perkhidmatan, pembuat dasar, kakitangan dan pihak luar;
• Menghantar mesej menerusi saluran komunikasi yang diguna atau digemari khalayak sasaran;
• Pertimbangkan penggunaan saluran komunikasi yang khusus, contohnya media sosial. Mesej hendaklah ringkas disusuli dengan infografik menarik; dan
• Gunakan warna yang ada kaitan dengan kandungan. Contohnya, warna biru dan hijau untuk mencetuskan ketenangan, dan merah lebih cenderung untuk menimbulkan kebimbangan, amaran atau kewaspadaan.

Contoh maksud warna dari sudut psikologi:

Putih:
Kesucian; kemurnian; kebersihan; rasa ruang; neutral; dan berkabung (bagi sesetengah komuniti).

Hitam:
Kuasa; kekuasaan; kekuatan; kejahatan; kecerdikan; nipis atau langsing; dan kematian atau berkabung.

Kelabu:
Neutral; tiada masa (tak lapuk dek masa); dan praktikal.

Merah:
Keberanian; cinta; sayang; lembut; mesra; selesa; bertenaga; keseronokan; kesungguhan; hidup/kehidupan; dan darah.

Oren:
Gembira; bertenaga; rangsangan; ghairah/bersemangat; kelembutan; kecanggihan; kemakmuran/kekayaan; dan perubahan.

Kuning:
Kegembiraan; ketawa; ceria; kelembutan; optimis; kelaparan; kesungguhan; kekecewaan; kemarahan; dan memerlukan perhatian.

Hijau:
Semula jadi; mendinginkan; berkembang; wang; kesihatan; iri hati; ketenangan; harmoni; kesabaran; dan kesuburan.

Biru:
Ketenangan; ketenteraman; keheningan; dingin; tidak peduli; kebijaksanaan; setia; benar; fokus; dan tidak menyelerakan.

Ungu:
Kekayaan; kecanggihan; kebijaksanaan; eksotik; luar biasa; keistimewaan; bersemangat; kemakmuran; hormat; dan misteri.

Perang:
Kebolehpercayaan; kestabilan; persahabatan; kesedihan; kemesraan; keselesaan; keselamatan; natural; organik; dan berkabung.

Merah jambu:
Cinta; romantik; sayang; ramah; berbudi bahasa; menenangkan; dan menghasut.

Memberi motivasi kepada khalayak

Ciptaan mesej yang berkesan sepanjang berkomunikasi akan menyasarkan khalayak bermula daripada memberi kesedaran sehingga mereka turut mengambil bahagian.

Pegawai komunikasi kementerian perlu mengenal pasti secara berterusan di mana khalayak berada dan menyediakan mesej untuk berhubung dengan mereka.

MENEPATI MASA akan diulas esok.

Penulis terlibat dalam dunia penulisan untuk media cetak dan digital sejak 1993. Bermula sebagai wartawan sehingga ketua pengarang media digital. Daripada penggunaan mesin taip pada tahun 1990-an hingga kini – komputer riba.

SIRI 1
SIRI 2
SIRI 3
SIRI 4
SIRI 5
SIRI 6
SIRI 7
SIRI 8
SIRI 9
SIRI 10
SIRI 11
SIRI 12