Contoh rangka kerja bagi program ‘mewujudkan komuniti pintar digital di Malaysia’

Rangka kerja ini dibangunkan berdasarkan enam prinsip strategi komunikasi iaitu:

1. Boleh diakses;
2. Boleh dilaksanakan;
3. Berkredibiliti dan dipercayai;
4. Relevan;
5. Menepati masa; dan
6. Difahami.

PENILAIAN

Penilaian adalah fungsi komunikasi penting di semua peringkat kementerian dan organisasi. Penilaian komunikasi dapat didefinisikan sebagai menghakimi mesej, produk, dan keterlibatan berdasarkan keberkesanannya dalam mencapai tujuan dan prinsip tertentu.

Tujuan penilaian komunikasi

Penilaian biasa mesej komunikasi, bahan dan pembabitan khalayak membolehkan kementerian membuat pelbagai analisis kecenderungan, membabitkan:

• Ukuran peningkatan mesej, aktiviti dan produk – penilaian boleh membentuk carta bagaimana penggunaan cadangan boleh meningkatkan rangka kerja komunikasi kementerian, bagi membolehkannya diakses secara lebih meluas, bertindak, berkredibiliti, relevan, menepati masa, dan difahami;
• Tetapkan bagaimana dan sehingga tahap mana aktiviti boleh dilanjutkan bagi khalayak yang berbeza – Apakah kesan penilaian komunikasi yang diperoleh? Perubahan dalam kesedaran, sikap, tingkah laku, kedudukan dan polisi?;
• Meningkatkan skil dan kemudahan kakitangan komunikasi menerusi proses pembelajaran yang berterusan – Bersistematik, penilaian berterusan mendorong kakitangan untuk belajar amalan dan taktik komunikasi yang berkesan dan cuba melakukannya;
• Memaklumkan kepada pembuat dasar mengenai inisiatif dan jangkauan komunikasi masa depan – Pegawai komunikasi akan memperoleh keputusan penilaian dan memasukkannya ke dalam perancangan mereka untuk melihat apakah yang berkesan dan untuk mengenal pasti di mana perubahan perlu dilakukan bagi tindakan selanjutnya.
  Hasilnya, pembetulan boleh dilakukan pada pertengahan kempen atau bagi program masa depan. Secara asasnya, pegawai komunikasi boleh menggunakan analisis data sebagai sumber bagi menyusun strategi komunikasi yang lebih efektif pada masa depan; dan
• Keputusan penilaian membantu mengukur nilai taktik komunikasi atau pendekatan tertentu, yang membolehkan kementerian mengarahkan sumber manusia dan kewangan untuk menyokong program.

Menilai bagaimana kementerian memenuhi prinsip komunikasi yang efektif

Penilaian yang berkaitan dengan prinsip komunikasi efektif boleh dilakukan untuk program atau kempen tertentu. Sebagai contoh, mengeluarkan siaran akhbar dengan lebih cepat (ketepatan masa).

Secara alternatifnya, ia mungkin boleh digunakan secara berterusan, seperti menulis bahan komunikasi yang disasarkan kepada orang awam dalam bahasa biasa (peningkatan pemahaman).

Langkah penilaian

Kepelbagai kaedah dan alat yang berbeza untuk menetapkan matlamat, membangunkan objektif, mewujudkan petunjuk dan mengukur kemajuan program, boleh ditemui dalam Rangka Kerja Penilaian.

Tujuh langkah yang ditunjukkan dalam rajah adalah salah satu cara yang boleh digunakan untuk komunikasi.

1. Mengenal pasti peningkatan aktiviti dan program

Mengenal pasti objektif amalan komunikasi atau program dengan melakukan penjajaran aktiviti atau bahan yang dirancang dengan satu atau lebih prinsip komunikasi efektif (Contohnya, berazam untuk membuatkan ianya lebih relevan kepada khalayak sasaran, mudah difahami oleh orang ramai dan sebagainya).

Pegawai komunikasi digalakkan untuk memulakan penilaian dengan objektif yang realistik. Contohnya, adalah penting untuk mengingati bahawa sesetengah pendekatan komunikasi secara individu boleh mengubah kesedaran dan tingkah laku khalayak sasaran.

Bagaimanapun, pegawai komunikasi boleh melakukan penambahbaikan tambahan dalam program dan proses pada masa depan, termasuk meningkatkan kesedaran dan pemahaman mengenai teknologi digital.

Berikut adalah contoh objektif yang ada kaitan dengan setiap prinsip rangka kerja:

• Meningkatkan jumlah khalayak yang melihat masa depan program (mudah diakses);
• Memperoleh lebih ramai khalayak yang berminat menyertai program (tindakan);
• Melonjakkan jumlah pengikut media sosial kementerian yang berkongsi maklumat (berkredibiliti);
• Meningkatkan peratusan khalayak untuk menjadi komuniti pintar digital (relevan);
• Mengurangkan tempoh masa yang diperlukan untuk menyediakan kenyataan media (ketepatan masa); dan
• Jadikan bahasa sasaran mesej boleh dibaca oleh semua peringkat pendidikan (difahami).

2. Mengenal pasti taktik meningkatkan prestasi

Menggunakan rangka kerja masing-masing (ketepatan masa, relevan, dan lain-lain) boleh mengenal pasti taktik yang paling sesuai dengan program bagi memenuhi objektif komunikasi.

3. Mencipta petunjuk ukuran kemajuan

Sediakan petunjuk tepat yang akan mengukur prestasi komunikasi, sebelum dan selepas taktik baharu diperkenalkan untuk tempoh masa yang ditetapkan. Petunjuk digunakan untuk mengukur ‘output’ komunikasi dan menunjukkan jika taktik mencapai keputusan yang dikehendaki.

Ianya mestilah:

• Didefinasikan dengan jelas supaya tafsiran data menunjukkan hasil yang sama apabila dilihat oleh orang yang berbeza;
• Boleh dipercayai. Petunjuk menghasilkan ukuran yang sama apabila digunakan dalam percubaan berulang bagi mendapatkan hasil;
• Sahih supaya petunjuk itu dengan jelas ada kaitan dengan matlamat;
• Boleh diukur atau boleh dilihat; dan
• Praktikal. Oleh itu ia boleh mengukur kejayaan dalam konteks sumber kewangan, sumber manusia dan kekangan organisasi.

Ini adalah contoh petunjuk yang boleh digunakan:

• Jumlah berita yang disiarkan atau dipautkan di semua laman web kementerian dan jabatan berkaitan. (boleh diakses);
• Bilangan individu yang berminat menyertai program (tindakan);
• Bilangan pengikut Twitter dan laman web kementerian dan jabatan untuk berkongsi mesej dengan rangkaian komunikasi mereka. (berkredibiliti);
• Bilangan khalayak yang mendaftar untuk menyertai program. (relevan);
• Jumlah masa – daripada menghantar draf siaran akhbar untuk kelulusan pihak atasan kepada media berita dan disiarkan. (tepat pada masanya); dan
• Markah peningkatan tahap pemahaman khalayak. (difahami).

4. Menjalankan penilaian garis asas

Melakukan penilaian garis asas untuk mengenal pasti sejauh mana unit komunikasi sedang melaksanakan panduan dalam petunjuk.

Juga dikenali sebagai kajian formatif yang berpengaruh untuk membentuk sesuatu, penilaian asas dilakukan sebelum taktik baharu digunakan untuk meningkatkan prestasi.

Garis asas menggunakan kaedah sama yang akan digunakan pegawai komunikasi bagi meningkatkan prestasi. Ini adalah contoh penilaian garis asas:

• Semak lalu lintas semasa laman web dalam tempoh yang ditetapkan untuk memantau jumlah pengguna (boleh diakses);
• Letak poster di kawasan khalayak sasaran untuk mengira jumlah individu yang berminat menyertai program (tindakan);
• Kira bilangan mesej kementerian yang dikongsi oleh pengikut laman web selama jangka waktu tertentu (kredibiliti);
• Kira jumlah khalayak sasaran yang mendaftar untuk menyertai program (relevan);
• Jejak tempoh masa yang diperlukan untuk menghantar lebih banyak draf siaran akhbar bagi mendapat kelulusan pihak atasan sebelum diserahkan kepada media (tepat pada waktu); dan
• Menggunakan perisian penilaian berasaskan komputer, nilai tahap bacaan bahan komunikasi semasa yang disasarkan kepada orang ramai. (Boleh difahami).

5. Menapis petunjuk

Perhalusi objektif berdasarkan penilaian asas. Apa yang akan dianggap sebagai kejayaan menunjukkan tahap prestasi semasa dan mencadangkan pembaharuan? Ini adalah contoh objektif yang disempurnakan:

• Peningkatan 100 peratus jumlah individu yang nampak masa depan program (boleh diakses);
• Memperoleh 20 peratus khalayak yang berminat menyertai program (tindakan);
• Peningkatan 10 peratus pengikut dalam Twiter atau laman web kementerian yang berkongsi maklumat (kredibiliti);
• Peningkatan jumlah khalayak daripada 20 peratus kepada 50 peratus yang menyertai program (relevan);
• Mengurangkan sebanyak 20 peratus masa untuk menerbitkan kenyataan media (menepati masa); dan
• Memastikan 100 peratus bahan program boleh dibaca oleh semua khalayak (difahami).

6. Menyediakan taktik baharu

Dengan menggunakan taktik terpilih, buat amalan dan latihan baharu dan pertahankannya selama tempoh waktu yang diperlukan untuk mengetahui apakah ianya akan membantu pegawai komunikasi boleh memenuhi tujuan.

Contoh taktik boleh merangkumi:

• Bekerjasama dengan rakan sekerja di semua peringkat kementerian mengenai ciri-ciri program supaya mereka turut berkongsi maklumat (boleh diakses);
• Menyediakan poster di lokasi tertentu untuk menarik minat khalayak (tindakan);
• Memasukkan alamat Twitter dan media sosial kementerian ke dalam laman web kementerian, jabatan dan agensi bagi membolehkan maklumat dikongsi (kredibiliti);
• Memasukkan testimoni khalayak yang menyertai program (relevan);
• Menyediakan protokol mempercepatkan kelulusan kenyataan media (ketepatan masa); dan
• Mengikut garis panduan penulisan untuk memudahkan khalayak membaca (pemahaman).

7. Mengukur kemajuan

Selepas menggunakan taktik baharu untuk tempoh masa yang ditetapkan, ulangi semua langkah untuk membandingkan hasil yang diperoleh.

Bergantung kepada tahap kejayaan, pegawai komunikasi boleh memutuskan untuk meneroka lebih lanjut strategi berikut:

• Teruskan amalan baharu berdasarkan keputusan yang baik, mengukur secara berkala untuk mengekalkan atau meningkatkan prestasi;
• Terus menggunakan taktik baharu dan mengukurnya jika ia mempunyai lebih banyak masa untuk memperoleh hasil. Sesetengah amalan mengambil masa yang lama untuk menunjukkan hasil;
• Mencuba pendekatan berbeza. Pegawai komunikasi boleh cuba mengubah suai taktik atau menggunakan taktik berbeza, dan kemudian memilih mana yang terbaik dalam memenuhi objektif kementerian dan khalayak;
• Gunakan hasil penilaian untuk memaklumkan perancang komunikasi supaya mengambil langkah seterusnya dan jangkauan masa depan; dan
• Berkongsi keputusan dengan kakitangan teknikal yang relevan untuk menggunakan taktik komunikasi yang berkesan. Juga berkongsi dengan rakan-rakan komunikasi lain yang boleh mendapat manfaat daripada penilaian dan ujian itu.

SIRI 17 yang akan disiarkan pada 21 Oktober 2023, menggariskan bagaimana merancang dan mengurus proses komunikasi yang berkesan. Ia menyediakan lapan soalan untuk dijawab apabila menilai dan belajar daripada strategi komunikasi dan pengurusan

Penulis terlibat dalam dunia penulisan untuk media cetak dan digital sejak 1993. Bermula sebagai wartawan sehingga ketua pengarang media digital. Daripada penggunaan mesin taip pada tahun 1990-an hingga kini – komputer riba.

SIRI 1
SIRI 2
SIRI 3
SIRI 4
SIRI 5
SIRI 6
SIRI 7
SIRI 8
SIRI 9
SIRI 10
SIRI 11
SIRI 12
SIRI 13
SIRI 14
SIRI 15