Contoh rangka kerja bagi program ‘mewujudkan komuniti pintar digital di Malaysia’

Rangka kerja ini dibangunkan berdasarkan enam prinsip strategi komunikasi iaitu:

1. Boleh diakses;
2. Boleh dilaksanakan;
3. Berkredibiliti dan dipercayai;
4. Relevan;
5. Menepati masa; dan
6. Difahami.

Prinsip strategi komunikasi DIFAHAMI.

Kementerian atau mana-mana organisasi berkomunikasi dengan khalayak yang luas dan ramai. Sesetengahnya mempunyai latar belakang teknologi digital.

Bagaimanapun, lebih ramai khalayak utama yang tidak mempunyai pengetahuan dan pengalaman dalam teknologi digital. Mereka memerlukan maklumat yang mudah difahami untuk menyesuaikan diri dengan teknologi digital.

Merancang soalan supaya komunikasi difahami dengan jelas

Bagi memastikan mesej difahami, pegawai komunikasi perlu mempertimbangkan soalan ini dalam fasa perancangan mereka:

• Berapa biasa khalayak anda dengan teknologi digital?;
• Adakah khalayak sasaran mempunyai pengalaman berurusan dengan teknologi digital atau apakah anda perlu menyediakan maklumat asas untuk mencetuskan kesedaran mengenai teknologi digital?;
• Apakah mesej paling utama yang hendak disampaikan, dan apakah yang anda mahu kumpulan sasaran itu lakukan?;
• Adakah mesej anda jelas menyatakan langkah selanjutnya yang khalayak perlu ambil?;
• Bolehkah anda menggunakan gambar atau ilustrasi sebagai latar belakang maklumat anda?;
• Adakah anda menggunakan bahasa yang biasa digunakan oleh khalayak sasaran?; dan
• Adakah anda atau bolehkah anda menguji sama ada mesej anda itu mudah difahami?

Latar belakang

Jika produk, perkhidmatan, program atau matlamat kementerian atau organisasi dapat difahami, orang ramai akan lebih mempercayai agensi berkenaan sebagai sumber maklumat.

Dalam usaha kementerian atau organisasi untuk mengetengahkan produk, program dan kempen, komunikasi mesti jelas dan boleh diambil tindakan untuk semua golongan khalayak dalam pelbagai keadaan.

Komponen prinsip ini membincangkan bagaimana pegawai komunikasi boleh memastikan mesej dapat difahami, dengan menggunakan taktik seperti:

• Menggunakan bahasa mudah khalayak untuk menjelaskan mengenai teknologi digital, dan panduan;
• Menggabungkan komponen visual yang menunjukkan kandungan program; dan
• Berkomunikasi dengan cara mudah mengikut tahap pengetahuan khalayak dalam teknologi digital.

Menggunakan bahasa yang mudah

Pegawai komunikasi mesti menterjemahkan istilah teknikal dalam bahasa yang mudah difahami oleh khalayak. Untuk itu, pegawai komunikasi mesti:

• Memahami istilah teknikal yang diguna pakai;
• Menunjukkan fakta maklumat dengan cepat; dan
• Mengetahui apa yang dikehendaki dan diperlukan oleh khalayak sasaran.

Gunakan juga perkataan yang mudah difahami. Jika khalayak tidak faham, mereka tidak akan mengambil bahagian.

Latihan menulis dengan baik

Pegawai komunikasi perlu mempertimbangkan langkah-langkah ini:

• Menyusun maklumat supaya perkara-perkara yang paling penting diutamakan terlebih dahulu;
• Mewujudkan satu pelan komunikasi yang menyeluruh yang mentakrifkan hasil yang diinginkan, sebagai contoh, perubahan tingkah laku;
• Memendekkan maklumat yang rumit menjadi bahagian yang dapat difahami;
• Gunakan bahasa mudah untuk menerangkan makna dan istilah teknikal; dan
• Gaya dan susunan dokumen perlu menggunakan banyak ruang berwarna putih supaya khalayak mudah membaca.

Menggunakan saluran visual

Kegunaan video, gambar, infografik, carta dan ilustrasi boleh memudahkan khalayak memahami matlamat sesuatu program. Pegawai komunikasi boleh meningkatkan pemahaman khalayak sasaran dengan:

• Menyampaikan maklumat teknikal dengan cara ilustrasi dan imej supaya lebih mudah difahami;
• Menjelaskan urutan, garis masa dan hubungan dengan gambar atau ilustrasi untuk menunjukkan langkah-langkah ketika proses pelaksanaan program; dan
• Memasukkan gambar dan grafik di dalam media sosial untuk menggalakkan khalayak sasaran berkongsi mesej dalam rangkaian kumpulan komuniti mereka.

Memanfaatkan jangkauan Youtube

YouTube adalah enjin carian kedua terbesar di dunia. Kira-kira satu pertiga daripada semua aktiviti dalam talian dibelanjakan untuk menonton kandungan video.

Pegawai komunikasi boleh menggunakan saluran YouTube, untuk meningkatkan pengetahuan dan kesedaran mengenai teknologi digital.

Setelah kita memahami sepenuhnya enam prinsip strategi komunikasi iaitu Boleh diakses; Boleh dilaksanakan; Berkredibiliti serta dipercayai; Relevan; Menepati masa; dan Difahami, kita akan lanjutkan pula dengan melakukan PENILAIAN.

Langkah PENILAIAN ini akan diulas esok dalam SIRI 16.

Penulis terlibat dalam dunia penulisan untuk media cetak dan digital sejak 1993. Bermula sebagai wartawan sehingga ketua pengarang media digital. Daripada penggunaan mesin taip pada tahun 1990-an hingga kini – komputer riba.

SIRI 1
SIRI 2
SIRI 3
SIRI 4
SIRI 5
SIRI 6
SIRI 7
SIRI 8
SIRI 9
SIRI 10
SIRI 11
SIRI 12
SIRI 13
SIRI 14