Contoh rangka kerja bagi program ‘mewujudkan komuniti pintar digital di Malaysia’

Rangka kerja ini dibangunkan berdasarkan enam prinsip strategi komunikasi iaitu:

1. Boleh diakses;
2. Boleh dilaksanakan;
3. Berkredibiliti dan dipercayai;
4. Relevan;
5. Menepati masa; dan
6. Difahami.

Prinsip strategi komunikasi MENEPATI MASA.

KETEPATAN MASA

Meliputi semua program, kementerian mesti menyediakan maklumat, nasihat dan panduan pada masa yang tepat, supaya khalayak mendapat sebanyak mungkin maklumat yang dikehendaki untuk membuat keputusan.

Merancang soalan bagi memastikan komunikasi tepat pada masanya

Pegawai komunikasi UKK boleh mempertimbangkan soalan-soalan ini ketika menyediakan pelan tindakan komunikasi tepat pada masanya:

• Apakah kaedah terbaik untuk dapat berhubung segera dengan khalayak?;
• Bila khalayak bersedia mendengar mengenai program masyarakat pintar digital?
• Bagaimana mesej dapat disampaikan supaya khalayak mempunyai masa untuk memahami dan akhirnya mengambil bahagian?;
• Bagaimana kementerian boleh mengadakan hubungan baik dengan media massa untuk menyampaikan mesej kepada awam dengan pantas?; dan
• Apakah ada cara lain untuk menyampaikan mesej di luar pada masa yang ditetapkan, yang mampu menjangkau majoriti khalayak sasaran?

Latar belakang

Berkomunikasi pada masa yang tepat bermakna melibatkan panduan yang diperlukan oleh khalayak, dan bila mereka menerima atau mahu mendengarnya.

Mesej tepat pada masanya atau ‘just-in-time’ adalah relevan pada isu-isu tertentu, khususnya yang bermusim.

Komponen dalam bahagian ini membincangkan bagaimana pegawai komunikasi boleh memberi sokongan komunikasi tepat pada masa, selain menyalurkan maklumat, nasihat dan panduan. Ia dilakukan dengan:

• Memastikan maklumat kementerian diserahkan kepada khalayak secepat yang boleh;
• Menyediakan tempoh masa komunikasi kepada khalayak; dan
• Menyusun mesej untuk membina topik perbualan.

Berkomunikasi terhadap apa yang diketahui lebih awal

Pegawai komunikasi mesti bekerja dengan pantas untuk memastikan maklumat berkaitan teknologi digital sampai kepada khalayak sasaran dalam masa tertentu.

Maklumat ini mesti tepat bagi menjaga kredibiliti dan reputasi kementerian. Pegawai komunikasi mesti sedar bahawa keperluan untuk menyampaikan maklumat dengan cepat dan tepat akan menjadi satu ketegangan yang berterusan buat mereka.

Kita tidak boleh mengetepikan ketepatan masa, tetapi boleh membuat ulangan berkomunikasi untuk maklumat lebih mendalam.

Menggunakan media sosial

Twitter, WhatsApp dan platform lain seperti Instagram dan Facebook membantu kementerian menyalurkan mesej dengan pantas kepada jutaan orang.

• Pendekatan menggunakan Twitter dan WhatsApp mempercepatkan penyebaran maklumat yang kritikal, ringkas dan tepat, sementara maklumat lanjut disiarkan kemudian dalam media massa atau media sosial lain; dan
• Penghantaran khidmat pesanan ringkas (SMS) adalah sesuai bagi kumpulan sasaran yang berada di luar jangkauan Internet.

Membabitkan media

Pegawai komunikasi mesti sentiasa berhubung rapat dengan media cetak, menggunakan visual dan audio, untuk menyampaikan maklumat kementerian. Maklumat boleh disalurkan dengan:

• Mengadakan sidang media. Dapat membawa ramai wartawan, sedangkan mesejnya adalah satu;
• Mempercepatkan penyiaran sebarang keputusan jawatankuasa, sidang media boleh diadakan pada hari jawatankuasa bermesyuarat dan membuat keputusan;
• Memaklumkan berita terbaharu mengenai teknologi digital menerusi kenyataan media – Pegawai komunikasi boleh menyebarkan kenyataan media kepada semua agensi media menerusi e-mel, atau terus kepada wartawan; dan
• Mempercepat kelulusan siaran mesej.

Berkomunikasi pada masa yang tepat

Masa mempengaruhi bagaimana penonton sasaran bertindak balas terhadap mesej. Orang ramai boleh dibanjiri dengan maklumat yang datang daripada banyak sumber dan saluran. Mesej hendaklah terus ditujukan kepada khalayak sasaran.

Membina perbualan

Kebanyakan mesej dihantar berulang kali supaya orang awam boleh mengingatinya – strategi yang digunakan dalam iklan.

Jika kempen atau program bermatlamat mengubah tingkah laku kumpulan sasaran menjadi komuniti pintar digital, pegawai komunikasi mesti merancang masa dengan tepat.

Pegawai komunikasi mesti membuat analisis sama ada sesuatu program relevan dengan khalayak sasaran, mengenal pasti masa yang sesuai dan memulakan langkah demi langkah (mengikut masa ditetapkan).

Menggunakan media massa

Wartawan sentiasa mencari berita yang bernilai. Penerbitan atau laman web kementerian perlu menyediakan maklumat atau panduan yang boleh mendapat perhatian media.

Ambil kesempatan dengan memberi amaran kepada wartawan mengenai berita atau program baharu yang bakal dilaksanakan, dan menjemput mereka membuat liputan;

• Menjadikan berita lebih menarik dan relevan dengan menyediakan fakta dan maklumat lengkap;
• Mempromosi laman web kementerian dengan menyediakan pelbagai maklumat supaya wartawan boleh membuat rujukan mengenai gambar atau infografik. Menyiarkan dalam media sosial kementerian untuk membolehkan perbincangan berterusan. Twitter, WhatsApp dan Facebook boleh diguna untuk mendapat pandangan awam; dan
• Menggunakan gambar serta infografik menarik untuk memikat khalayak supaya mereka cuba untuk mendapatkan lebih banyak maklumat tambahan.

Prinsip keenam Strategi Komunikasi iaitu DIFAHAMI akan diulas minggu depan.

Penulis terlibat dalam dunia penulisan untuk media cetak dan digital sejak 1993. Bermula sebagai wartawan sehingga ketua pengarang media digital. Daripada penggunaan mesin taip pada tahun 1990-an hingga kini – komputer riba.

SIRI 1
SIRI 2
SIRI 3
SIRI 4
SIRI 5
SIRI 6
SIRI 7
SIRI 8
SIRI 9
SIRI 10
SIRI 11
SIRI 12
SIRI 13