MEMANDANGKAN semua organisasi mempunyai kaedah berbeza untuk menggambarkan matlamat teras mereka kepada masyarakat, maka strategi komunikasi menjadi meluas dan terbuka.

Tanpa strategi yang berkesan untuk mencapai khalayak sasaran yang telah ditetapkan, tidak ada cara lain lagi bagaimana organisasi boleh mempengaruhi majoriti khalayak, selain menggunakan pelbagai strategi komunikasi.

Adalah lebih baik organisasi membangunkan strategi komunikasi yang kukuh daripada membuang banyak masa untuk memperbetulkan matlamat utama mereka.

Apabila mencipta strategi komunikasi, terdapat dua elemen utama yang harus diberi pertimbangan – penjenamaan dan internet.

Penjenamaan adalah bahagian penting dalam strategi komunikasi kerana ia membantu menghubungkannya dengan organisasi. Setelah imej atau idea dikenali dan dikaitkan dengan organisasi, mereka yang melihat jenama itu akan terus memikirkan mengenai organisasi berkenaan.

Internet juga memainkan peranan penting dalam strategi komunikasi sekiranya sesebuah organisasi menyasarkan mereka yang dilahirkan pada zaman komputer dan teknologi maklumat (IT).

Sesetengah pihak hanya menyasarkan golongan berusia, dan dalam hal ini sudah pasti laman web bukan alat komunikasi utama. Oleh itu, strategi komunikasi mesti mengenal pasti alat komunikasi utama bagi kumpulan ini.

Jenama ialah nama, logo, slogan atau lakaran yang menghantar mesej mengenai organisasi. Jenama adalah elemen komunikasi paling penting kepada khalayak.

Jenama terbaik adalah jenama yang terkenal. Apabila seseorang melihat imej jenama berkenaan, mereka akan terus memikirkan mengenai misi dan program organisasi.

Dalam membangunkan strategik komunikasi, jenama berfungsi sebagai panduan untuk memahami maksud objektif perkhidmatan dan membolehkan kita menyelaras rancangan dengan objektif itu.

Laman web begitu cepat menjadi salah satu bentuk dan alat komunikasi utama bagi semua organisasi sama ada digunakan secara dalaman atau luaran. Sebaik sahaja laman web dibangunkan, ia akan mendapat maklum balas, menyebabkan organisasi sentiasa mengaitkan kewujudan laman web dengan berapa banyak perhatian yang harus diterima.

Laman web memerlukan pengemaskinian berterusan, dan tidak boleh diabaikan. Kurang memberi keutamaan kepada laman web adalah kesilapan terbesar yang mesti dielakkan.

Laman web menjadi sangat umum hingga ada kajian mengatakan bahawa adalah bahaya bagi organisasi yang tidak mempunyai laman web. Laman web meningkatkan kesedaran pengguna mengenai pelbagai idea dan program semasa organisasi.

Laman web mampu memaklumkan kepada organisasi mengenai sambutan terhadap program dan mencapai khalayak yang mungkin tidak dapat dihampiri secara fizikal.

Laman web adalah alat murah komunikasi untuk menjalin hubungan dengan khalayak, dan rangkaian organisasi lain. Jika seseorang sedang meneliti melalui laman web dan perlu menghubungi organisasi, e-mel adalah jalan mudah melakukannya.

Menyusun strategi

Selepas kajian teliti mengenai strategi komunikasi dan elemen-elemennya, 10 langkah disediakan bagi membantu organisasi menyusun strategi. Prosesnya adalah:

Analisis Dalam Skala Yang Besar – Penting untuk memahami apa yang perlu dicapai sebelum memulakan pelan strategik;

Menetapkan Matlamat Organisasi – Matlamat keseluruhan organisasi mesti ditakrifkan sebelum peringkat perancangan bermula. Tanpa mempunyai satu matlamat, sukar untuk menyediakan formula perancangan yang berjaya;

Menentukan Matlamat Tersendiri Program Organisasi – Matlamat program juga perlu ditakrifkan, seiring matlamat keseluruhan, tetapi ianya lebih spesifik untuk program itu sendiri;

Menetapkan Secara Khusus Cara Komunikasi Untuk Setiap Program – Cara berkomunikasi mungkin unik dan berbeza bagi setiap program. Oleh itu cara komunikasi mestilah sesuai untuk program yang berbeza.

Menetapkan Sasaran – Kelompok khusus untuk kita berkomunikasi mesti ditetapkan. Mereka juga mesti diberi keutamaan dengan cara kita menggambarkan bahawa mereka adalah kumpulan penting.

Membangunkan Mesej Utama untuk Ditunjukkan – Mesej penting yang ingin ditunjukkan oleh organisasi perlu dibangunkan. Ini akan membolehkan kumpulan sasaran lebih memahami matlamat organisasi.

Mencadangkan Garis Masa Program – Garis masa program yang teratur perlu dibuat. Ini memberikan garis panduan yang ketat yang akan memastikan organisasi berada pada landasannya dan tugas dilaksanakan tepat pada masanya.

Membangunkan Pelan Awal – Penciptaan pelan awal menghasilkan arah bagi organisasi untuk meneruskan strategi komunikasi. Ia adalah proses langkah demi langkah yang akan berterusan.

Melaksanakan Elemen Pelan – Ini adalah di mana elemen pelan awal mula dilaksanakan.

Menilai Elemen Strategi Komunikasi – Setelah pelan awal dilaksanakan, penilaian perlu dibuat bagi menentukan apa yang berkesan dan apa penambahbaikan yang harus dilakukan.

Ulasan kepada 10 langkah ini terdapat dalam SIRI 8 Komunikasi Strategi esok

Penulis terlibat dalam dunia penulisan untuk media cetak dan digital sejak 1993. Bermula sebagai wartawan sehingga ketua pengarang media digital. Daripada penggunaan mesin taip pada tahun 1990-an hingga kini – komputer riba.

SIRI 1
SIRI 2
SIRI 3
SIRI 4
SIRI 5
SIRI 6