Langkah 1: Analisis Dalam Skala Yang Besar

Organisasi perlu menetapkan apa yang hendak dilakukan – mewujudkan strategi komunikasi, sejauh mana dan berapa cepat boleh dilakukan. Jika sekarang ini organisasi tidak mempunyai strategi komunikasi, maka ia perlu dimulakan daripada awal.

Jika organisasi sudah mempunyai strategi komunikasi, tetapi kelihatan seolah-olah tidak dapat digerakkan, maka ia perlu ditambah baik dan kemungkinan boleh diperluaskan lagi.

Langkah 2. Menetapkan Matlamat Organisasi

Strategi yang berkesan hanya boleh dicapai jika organisasi mengetahui secara tepat apa yang diharapkan secara keseluruhannya. Sekiranya matlamat organisasi adalah untuk menjangkau masyarakat, tetapi kurang tercapai, maka pendekatan terhadap kempen baharu perlu dibuat dan berbeza daripada matlamatnya.

Langkah 3: Menentukan Matlamat Tersendiri Program Organisasi

Setiap organisasi mempunyai program yang berbeza yang mempunyai matlamat yang ingin dicapai oleh program itu di luar matlamat sebenar organisasi. Matlamat itu perlu ditetapkan dan ditakrifkan secara khusus.

Jadi, apabila strategi komunikasi dibangunkan mesejnya akan konsisten dengan program berkenaan. Apabila senarai matlamat program mula dilaksanakan, maka akan ada lebih banyak percanggahan. Oleh itu, memilih matlamat yang paling penting akan lebih mudah dibuat.

Langkah 4: Menetapkan Secara Khusus Cara Komunikasi Untuk Setiap Program

Sama seperti menetapkan matlamat tersendiri setiap program, menentukan cara komunikasi untuk setiap program perlu diputuskan sebelum rancangan awal dibuat, kerana ia akan memastikan semua pihak berada seiring dengan program.

Langkah 5: Menetapkan Sasaran

Menetapkan sasaran organisasi adalah bahagian penting dalam rumusan strategi komunikasi yang berjaya. Tanpa menetapkan sasaran yang betul, ianya hampir mustahil untuk merancang secara tepat program bagi memperluaskan reputasi organisasi.

Selepas memikirkan siapa sasaran anda, langkah seterusnya adalah menetapkan kepentingan setiap sasaran. Jika program itu menyasarkan banyak kumpulan berbeza, dan ada satu kumpulan yang berpengetahuan terbabit, maka kumpulan yang tidak berpengetahuan adalah sasaran paling penting.

Melihatnya daripada perspektif berbeza, senarai kepentingan itu mungkin terhadap berapa jumlah khalayak yang membantah, kepada berapa banyak yang mereka ketahui mengenai program berkenaan.

Jika sebahagian daripada khalayak anda adalah orang yang membiayai program anda, maka walaupun mereka mempunyai banyak pengetahuan mengenai program ini, mereka masih mungkin berada pada senarai teratas penting, kerana mereka perlu sentiasa diingatkan mengenai organisasi itu.

Langkah 6: Membangunkan Mesej Utama untuk Ditunjukkan

Membangunkan mesej utama membolehkan organisasi memaklumkan kepada orang awam mengenai matlamat mereka yang telah ditetapkan sebelumnya. Mesej-mesej ini membantu membina kesedaran dan membolehkan organisasi mengawal cara mereka merasainya.

Langkah 7: Mencadangkan Garis Masa

Garis masa program mesti ditetapkan bagi memastikan semua pihak dalam satu pasukan memaklumi mengenai apa dan bila langkah dalam strategi dibangunkan dan siap. Garis masa mungkin menjadi terperinci – proses langkah demi langkah strategi khusus – yang perlu dilaksanakan, dan sebagai penanda berapa lama anda perlu menyiapkan setiap langkah itu.

Langkah 8: Membangunkan Pelan Awal

Penyediaan strategi pelan awal adalah penting dalam proses membentuk strategi komunikasi baharu. Jika organisasi mahu meningkatkan pengetahuan khalayak mengenai programnya, mereka mesti mengenal pasti dan menetapkan apakah jenis platform yang perlu digunakan bagi mencapai hasrat itu.

Organisasi juga harus mempertimbangkan masa mereka, kewangan dan jumlah kakitangan ketika membuat keputusan mengenai jenis komunikasi yang hendak digunakan.

Kajian awam adalah langkah bijak bagi setiap organisasi untuk mengetahui mengenai pengetahuan semasa kumpulan sasaran mereka, dan sekali gus akan menyenaraikan jumlah mereka yang tidak berpengetahuan. Jika organisasi memilih melakukan kajian di tempat awam, mereka mesti memilih lokasi tepat untuk melakukan kajian itu.

Kawasan yang mengandungi kepadatan kumpulan sasaran organisasi adalah berguna untuk dijadikan tempat kajian kerana selain mempunyai ramai orang, masanya juga akan lebih singkat.

Soalan yang hendak ditanya juga perlu ditetapkan hanya kepada yang khusus dan kemudian boleh dikembangkan lagi berdasarkan kepada jawapan yang diberi.

Satu lagi alat komunikasi berguna ialah risalah. Organisasi perlu menggunakan risalah apabila mahu memberitahu khalayak mengenai organisasi itu secara mudah, tetapi dengan cara yang bersifat deskriptif (keterangan yang bertujuan untuk menyampaikan gambaran mental mengenai sesuatu yang dialami). Risalah adalah mudah untuk disediakan dan diedar dalam kalangan kumpulan sasaran.

Contohnya, jika organisasi memilih untuk melakukan kajian terhadap kumpulan sasaran mereka, mereka boleh menyerahkan risalah itu pada soalan terakhir.

Ini membolehkan organisasi menghantar kumpulan itu pulang dengan membawa maklumat berkenaan. Risalah juga tidak memerlukan banyak pengemaskinian, menjadikannya mudah bagi organisasi untuk menggunakannya secara berterusan.

Bentuk komunikasi ketiga yang berguna ialah buletin. Buletin membolehkan banyak maklumat diedarkan kepada kumpulan sasaran dengan kos yang rendah.

Di dalam buletin, ia sepatutnya mempunyai berita mengenai sesuatu program yang disediakan oleh organisasi. Berita seperti itu akan membantu membentuk minat di kalangan kumpulan sasaran, kerana mereka akan memperoleh pemahaman lebih baik mengenai organisasi.

Misi organisasi juga boleh dimasukkan di dalam buletin sebagai maklumat tambahan kepada orang ramai. Buletin itu harus mengandungi gambar yang berlainan, sekali gus mewarnai dan menguatkan jenama buletin dan organisasi.

Tambahan: Risalah dan buletin boleh disediakan oleh organisasi itu sendiri atau dengan mengupah sumber luaran. Jika ia disediakan oleh organisasi, ianya lebih murah, tetapi bergantung juga kepada sama ada organisasi itu mempunyai kakitangan yang mencukupi untuk menyediakan risalah dan buletin berkenaan.

Apabila ia sudah siap, organisasi mesti mula mengedarkannya sama ada ketika kaji selidik dijalankan atau acara. Risalah juga boleh di e-mel kepada kumpulan sasaran.

Mengadakan acara besar adalah antara langkah sesuai untuk mengumpul kumpulan sasaran di bawah satu bumbung. Acara itu tidak semestinya sesuatu yang berkaitan secara langsung dengan organisasi. Satu contoh acara besar ialah program agama menampilkan personaliti terkenal.

Dengan mengiklankan program agama itu, nama organisasi akan diperkenalkan kepada orang ramai. Pada majlis itu organisasi boleh menyediakan maklumat supaya mereka yang berminat boleh mengetahui lebih banyak mengenai organisasi yang menganjurkan acara itu. Kos acara ini lebih tinggi daripada berkomunikasi melalui buletin, tetapi pengetahuan umum juga akan menjadi lebih meningkat.

Acara yang besar memerlukan banyak perancangan dan persediaan. Jika organisasi memilih untuk melakukan cara komunikasi ini, mereka mesti menentukan apakah bentuk acara itu, berapa kos, dan bagaimana untuk mengiklankannya.

Sesetengah cara pengiklanan yang sesuai ialah dalam bentuk poster, bunting, iklan di dalam akhbar, dan jemputan. Poster dan jemputan boleh dilakukan oleh organisasi, sekali gus membantu mengurangkan kos. Organisasi perlu juga menetapkan di mana acara itu akan diadakan.

Dua kemungkinannya ialah diadakan di tempat terbuka atau di dalam dewan yang luas. Mengadakannya di tempat terbuka biasanya boleh mengurangkan kos, tetapi perlu mengambil kira keadaan cuaca setempat dan keluasannya. Mengadakan acara yang besar memerlukan pengawasan rapi daripada kakitangan bagi memastikan ianya berlangsung dengan lancar.

Yang terakhir ialah organisasi perlu mempertimbangkan untuk mengemas kini laman web. Internet memainkan peranan penting dalam dunia komunikasi sekarang ini. Oleh itu adalah penting bagi setiap organisasi mempunyai laman web.

Organisasi perlu mempertimbangkan kumpulan sasaran mereka sebelum melabur untuk membina dan menyelenggara laman web. Contohnya, jika kumpulan sasaran itu adalah golongan berusia, maka laman web bukan menjadi sesuatu yang penting, tetapi berguna jika kumpulan sasaran adalah remaja dan belia.

Laman web mengambil masa untuk diselenggara. Jadi kemungkinan organisasi perlu mengupah pihak luar untuk menyelenggaranya setiap masa. Dalam hal ini, organisasi perlu mengenal pasti berapa kos yang mereka boleh peruntukkan bagi penyelenggaraan laman web.

Mengekalkan dan menyelenggara laman web yang dikemas kini dari semasa ke semasa adalah proses yang berterusan yang sangat berguna kepada organisasi. Sekiranya organisasi menentukan bahawa khalayak sasaran mereka akan mendapat manfaat daripada laman web itu, mereka harus memastikan ia diselenggara dengan betul.

Sekiranya tiada seorang pun kakitangan boleh menyelenggara laman web itu, organisasi harus menentukan kos jika mengupah pihak luar. Apabila ini telah ditentukan, organisasi boleh mula mencari sumber luar untuk menyelenggara laman web mereka. Laman web yang statik tidak menarik kepada orang ramai dan tidak akan memberi manfaat kepada organisasi.

Oleh itu penyelenggaraan laman web adalah sesuatu yang perlu dilakukan secara berkala.

Langkah 9: Melaksanakan Elemen Pelan

Selepas organisasi membangunkan senarai idea untuk strategi komunikasi, mereka mesti membuat pilihan terbaik dan melaksanakannya. Pelaksanaannya mesti mematuhi garis masa yang ditetapkan dalam Langkah 7.

Untuk kaji selidik terhadap orang awam, organisasi perlu menetapkan tempoh masa yang akan digunakan, dan jumlah individu yang akan disoal. Untuk melakukan ini, mereka mesti mengenal pasti populasi kumpulan sasaran, dan tempoh masa yang boleh digunakan.

Langkah 10: Menilai Elemen Strategi Komunikasi

Penilaian terhadap elemen strategi komunikasi adalah satu-satunya cara untuk mengenal pasti sama ada kumpulan sasaran berjaya dipengaruhi atau tidak. Pada peringkat ini, kaedah komunikasi sudah ditetapkan dan diberi masa yang cukup untuk mempengaruhi orang ramai, khususnya kumpulan sasar.

Cara organisasi hendak menilai strategi itu adalah terlebih dahulu mengingati apa yang ia hendak lakukan pada awalnya, sebagai contoh, membawa lebih ramai orang atau seberapa baik mesej utama difahami oleh orang ramai. Kaji selidik adalah cara terbaik untuk memperoleh pandangan awam, kerana apa sahaja soalan boleh ditanya.

Kesimpulan

Selepas semua ini dilakukan, ada perincian yang tidak boleh diketepikan – penilaian menyeluruh mesti dilakukan untuk memastikan tidak ada yang tercicir, longgar atau terlepas pandang.

Lebih banyak masa yang digunakan untuk mengetahui maklumat mengenai apa yang orang awam tahu, maka ianya lebih baik buat anda untuk menyesuaikan strategi anda kemudian. Oleh itu, teruskan membuat penilaian.

Akhirnya, selepas anda membuat penilaian dalam semua aspek, organisasi perlu menyemak kembali nilai teras dan kembali kepada Langkah 8 untuk meningkatkan kekuatan strategi.

Penulis terlibat dalam dunia penulisan untuk media cetak dan digital sejak 1993. Bermula sebagai wartawan sehingga ketua pengarang media digital. Daripada penggunaan mesin taip pada tahun 1990-an hingga kini – komputer riba.

SIRI 1
SIRI 2
SIRI 3
SIRI 4
SIRI 5
SIRI 6
SIRI 7