Kenapa mesti membangunkan strategi komunikasi?

Strategi komunikasi adalah sebagai panduan kepada keseluruhan misi, visi, fungsi, matlamat dan menjadi perantara organisasi. Ia menetapkan nada dan arah supaya semua aktiviti komunikasi mencapai matlamat organisasi.

Strategi aktiviti dan perkhidmatan lebih kepada mempromosi perubaan. Strategi komunikasi juga membolehkan pihak berkepentingan dan rakan kongsi untuk memberikan input dan bersetuju dengan cara terbaik melakukan tindakan bersepadu.

Dengan persetujuan yang dicapai mengenai strategi komunikasi, kakitangan mempunyai peta yang membolehkan mereka membuat rujukan terhadap perkembangan sesuatu projek atau program.

Siapa yang sepatutnya membangunkan strategi komunikasi Pengurus dan pakar perlu bekerjasama dengan pasukan komunikasi serta pihak berkepentingan untuk menyediakan strategi komunikasi.

Pembabitan terus kumpulan sasaran yang terbabit dengan masalah adalah penting. Bilangan individu yang terbabit dalam membangunkan strategi komunikasi bergantung kepada tujuan strategi.

Bila strategi komunikasi hendak dibangunkan?

Strategi komunikasi perlu disediakan selepas analisis situasi, khalayak dan program, selesai dijalankan. Strategi sepatutnya menjadi yang terakhir sebelum mengadakan sebarang aktiviti dan pelaksanaan program.

Mengetahui objektif strategi komunikasi

Objektif Strategi Komunikasi atau Komunikasi Strategik adalah memastikan komunikasi organisasi dapat mempengaruhi cara khalayak berfikir, supaya tingkah laku mereka lebih sesuai dengan objektif organisasi.

Adalah penting untuk diketahui bahawa Komunikasi Strategik bertujuan mempengaruhi bukan sahaja sikap penonton, tetapi juga tingkah laku mereka.

Komunikasi Strategik bukan untuk menggoda khalayak sasaran, kerana menggoda tidak selalu menyebabkan mereka mengambil tindakan.

Selepas selesai aktiviti dalam panduan strategi komunikasi, pasukan yang ditugaskan membangunkannya akan:

• Menentukan bagaimana program mereka dalam membangunkan strategi yang membabitkan khalayak;
• Menggunakan prinsip terbaik strategi komunikasi untuk mengembangkan strategi mereka sendiri; dan
• Mengenal pasti peranan dan tanggungjawab untuk melaksanakan strategi komunikasi.

Jangkaan masa diperlukan untuk membangunkan strategi komunikasi?

Membangunkan strategi komunikasi boleh mengambil masa daripada beberapa minggu kepada beberapa bulan, bergantung kepada skop strategi, dan sama ada kajian perkembangan program selesai dijalankan.

Prasyarat sebelum membangunkan strategi komunikasi:

• Analisis Situasi;
• Analisis Khalayak; dan
• Analisis Program

Analisis Situasi

Analisis Situasi atau Analisis Persekitaran adalah langkah asas di dalam sains sosial dan proses tingkah laku perubahan komunikasi. Ia membabitkan pengumpulan maklumat secara sistematik, kajian data demografi dan maklumat lain dalam usaha mengenal pasti sesuatu isu.
Ia meneliti status semasa berkaitan beberapa perkara, termasuk sosial, ekonomi dan politik.

Analisis yang lengkap mengumpulkan maklumat mengenai empat bidang iaitu:

• Masalah, tahap bahaya dan sebabnya;
• Khalayak yang berpotensi terbabit dengan masalah;
• Konteks luas di mana masalahnya wujud; dan
• Faktor menghalang atau memudahkan perubahan tingkah laku.

Selepas selesai melakukan analisis terhadap situasi, pasukan perlu:

• Mengetahui visi program;
• Memahami situasi semasa; dan
• Memahami secara lebih meluas mengapa isu itu timbul.

Analisis Khalayak

Analisis khalayak adalah proses yang digunakan untuk mengenal pasti dan memahami keutamaan dan mempengaruhi mereka menerusi strategi komunikasi.

Keutamaan khalayak untuk dipengaruhi adalah mereka yang tingkah lakunya dipercayai boleh berubah untuk memperbaiki kehidupan supaya menjadi lebih baik.

Analisis khalayak yang lengkap mengandungi:

• Karakter demografi sosial seperti jantina, umur, bahasa dan agama;
• Karakter geografi seperti di mana khalayak tinggal, berkumpul dan bagaimana ia akan memberi kesan kepada tingkah laku;
• Karakter fizikal seperti keperluan, harapan, kebimbangan dan aspirasi;
• Pemikiran khalayak seperti kepercayaan, pengetahuan dan tindakan semasa yang berkaitan dengan sesuatu rancangan dan isu sosial semasa;
• Halangan dan faktor yang menghalang atau menggalakkan khalayak untuk menerima perubahan tingkah laku yang diingini;
• Jantina dan bagaimana ia mempengaruhi kelakuan dan keupayaan khalayak untuk berubah; dan
• Saluran komunikasi yang berkesan untuk menjangkau dan mendekati khalayak.

Analisis Program

Analisis Program adalah proses melihat kepada niat sosial organisasi dan tingkah laku program perubahan komunikasi, dan kemudian mengenal pasti faktor yang membolehkan dan mengehadkan untuk pelaksanaan program dengan jayanya.

Analisis program digunakan sebagai alat perancangan ketika program sedang dibangunkan dan membantu pasukan meneroka faktor berikut, yang boleh meningkatkan atau mengekang pelan program:

• Sumber manusia dan fizikal:
• Persekitaran dan trend politik;
• Struktur program dan pengurusan;
• Dinamik, kekuatan komuniti dan khalayak;
• Sumber teknologi; dan
• Sumber bajet.

Analisis Program juga baik sebagaimana maklumatnya. Kaji selidik dan data yang tepat adalah asas untuk mengenal pasti isu utama yang relevan dengan kejayaan program.

Analisis ini dibuat selepas dua analisis – situasi dan khalayak – selesai dilaksanakan. Maklumat yang diperoleh ketika dua analisis itu akan membantu analisis program.

Pada peringkat tertinggi strategi kebangsaan, ‘strategi komunikasi’ ditakrifkan sebagai lapisan tertinggi dalam suasana komunikasi di mana pemimpin atasan boleh menyebarluaskan tema dan mesej nasional, dan menggunakan prinsip-prinsip strategi komunikasi untuk menjaga keamanan dan berjaya dalam projek.

Dalam konteks keselamatan nasional, perkembangan komunikasi menawarkan pembinaan empat lapisan yang ada kaitan dengan empat tahap tindakan. Pendekatan paling berkesan untuk memahami prinsip-prinsip strategi komunikasi adalah menggunakan model komunikasi dialog.

Tiga belas prinsip teras strategi komunikasi boleh dirumuskan daripada prinsip komunikasi dialog, prinsip tindakan dan proses pembangunan dan kemajuan strategi.

Oleh itu, jurang untuk membentuk strategi komunikasi yang wujud dalam ogranisasi, perlu diperkecilkan.

Penulis terlibat dalam dunia penulisan untuk media cetak dan digital sejak 1993. Bermula sebagai wartawan sehingga ketua pengarang media digital. Daripada penggunaan mesin taip pada tahun 1990-an hingga kini – komputer riba.

SIRI 1
SIRI 2
SIRI 3
SIRI 4